Voit tehdä monia asioita parantaaksesi tiimisi tehokkuutta, ja Microsoft Teamsin kaltaisen yhteistyökeskuksen käyttö on yksi niistä. Se on loistava viestintätyökalu, jonka avulla voit keskustella, jakaa tiedostoja ja pitää ääni- ja videokokouksia tiimisi kanssa.
Jos olet vasta aloittamassa Teamsin käyttöä, et ehkä ole varma tapaamisen ajoittamisesta. Voit tehdä tämän useilla tavoilla, ja vaihtoehdot riippuvat käyttämästäsi Microsoft Teams -versiosta. Tässä artikkelissa annamme sinulle kaikki tiedot, jotka sinun on tiedettävä.
Kokouksen ajoittaminen Microsoft Teamsissa
Microsoft Teams -tilisi on yhdistetty kaikkiin Microsoft 365 Group -tuotteisiin, kuten SharePointiin, Outlookiin, Yammeriin jne. Teamsissa käyttämäsi kalenteri on yhdistetty suoraan Microsoft Exchange -kalenteriin.
Outlook käyttää myös Exchange-kalenteria. Tämä tarkoittaa, että kun ajoitat kokouksen Outlookin kautta, se näkyy automaattisesti Teamsissa ja päinvastoin. Näin voit ajoittaa kokouksen Microsoft Teamsissa:
- Napsauta Teams-chatissa -kuvaketta Sopia kokouksen ajankohta -kuvake (uuden viestin laatikon alla).
- Valitse sitten Kalenteri, joka on vasemmassa sivupaneelissa, ja napsauta sitten Uusi kokous.
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Voit valita kokouksen ajan ja päivämäärän.
- Kun olet määrittänyt ajoituksen, napsauta Tallentaa. Tämän jälkeen ponnahdusikkuna sulkeutuu ja voit lähettää kokouskutsut Outlookin avulla.
Aikatauluavustaja
Ponnahdusikkunassa voit käyttää myös toimintoa Aikatauluavustaja. Tämä ominaisuus auttaa sinua löytämään oikean ajan kaikille tiimisi jäsenille, myös sinulle.
Kun valitset tämän vaihtoehdon, näet, milloin kokouksen osallistujat ovat vapaita ja milloin he ovat kiireisiä. Tummansininen edustaa aikaväliä, kun ne eivät ole käytettävissä. Vaaleansiniset ajat ovat käytettävissä olevia aikoja ja harmaat aikavälit osallistujan vapaa-aikoja.
Kutsu ihmisiä tiimisi ulkopuolelta
Yksi Microsoft Teamsin hienoista asioista on, että voit kutsua kokoukseen organisaatiosi ulkopuolisia ihmisiä.
Heillä ei edes tarvitse olla Microsoft Teams -lisenssiä. Tarvitset vain heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa, ja voit lähettää kutsun. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Avaa Lisää vaaditut osallistujat vaihtoehto Uusi kokous -ponnahdusikkunassa.
- Klikkaa Valinnainen.
- Anna henkilön sähköpostiosoite.
- Klikkaa Kutsu, sähköpostikutsu saapuu pian heidän postilaatikkoonsa.
Voit myös ajoittaa kokouksen, joka pidetään tietyn Teams-kanavan sisällä. Käytössä Uusi kokous muoto, valitse Lisää kanava. Kun olet määrittänyt sen ja lähettänyt kutsut, et voi vaihtaa kanavaa.
Jos sinun on tehtävä muutos, sinun on luotava uusia kutsuja. Lisäksi, jos kokous pidetään kanavalla, kaikki kyseiseen tiimiin kuuluvat voivat liittyä kokoukseen, vaikka he eivät olisi saaneet kutsua.
Microsoft Teams Free Edition
Jos käytät ilmaista Teamsin versiota, saatat ihmetellä, missä sovelluksesi ajoitusvaihtoehto on. Valitettavasti Microsoft Teamsin ilmaisessa versiossa et voi ajoittaa kokousta.
Mutta se ei tarkoita, että et voi pitää kokousta ollenkaan. Sovelluksessa on Tapaa nyt vaihtoehto, kun sinun on koottava joukkue nopeasti.
Sinun tarvitsee vain napsauttaa vieressä olevaa kamerakuvaketta Tapaa nyt ja valitse sitten kaikkien kokoukseen osallistuvien ihmisten nimet. Tämä ominaisuus on saatavilla myös tilauspohjaisille Teams-tileille.
Lisätietoja Microsoft Team Meetingsista
Yhdessä Teams-kokouksessa voi olla jopa 250 henkilöä. Kaikkia osallistujia ei kuitenkaan voi nähdä samanaikaisesti. Ennen viimeaikaisia päivityksiä puhelussa näkyi vain neljä aktiivista osallistujaa. Nyt näytöllä voi olla yhdeksän osallistujaa kerralla. Mutta uusi päivitys toi muitakin jännittäviä innovaatioita.
Microsoft Teams -kokouksen osallistujilla on nyt parempi äänenlaatu ja mukautetut taustat kokouksiin. Voit myös kiinnittää videon, jos haluat kiinnittää enemmän huomiota tiettyyn kokouksen osallistujaan. Muita kokouksiin liittyviä ominaisuuksia ovat virtuaalinen aula, näytön jakaminen ja interaktiivinen vianetsintä.
Tuo tiimisi lähemmäksi
Voit tehdä työpaikastasi tehokkaamman monilla tavoilla Microsoft Teamsin avulla. Se on enimmäkseen chat-pohjainen ja tiedostonjakosovellus. Mutta se on myös loistava työkalu, kun tarvitset videoneuvottelua tiimisi kanssa.
Tapaamisen ajoittaminen ajoitusassistentin kanssa tekee oikean ajan löytämisen logistiikasta paljon mukavampaa. Ja jos joku ei kuulu organisaatioosi tai tiimiisi, hän voi silti liittyä. Lähetä heille vain kutsu sähköpostitse.
Oletko koskaan osallistunut Microsoft Teams -kokoukseen? Tai suunniteltu sellainen? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.