Toimistokulttuuri muuttuu jatkuvasti, ja yhä useammat työntekijät valitsevat etätyön. Sen ei kuitenkaan tarvitse vaikuttaa tuottavuuteen. Saumaton ja etätyöskentely oli aikoinaan lähes mahdotonta, mutta tekniikan edistyminen tarkoittaa nyt, että voit tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa jopa syrjäisimmillä alueilla. Microsoft Teams yksinkertaistaa todella yksinkertaistaa prosessia.
Sano "näkemiin" loputtomille sähköpostikeskusteluille ja liitteiden pitämiselle. Voit ladata ja jakaa tiedostoja samassa paikassa, jossa pidät kokouksia. Ota selvää, kuinka voit virtaviivaistaa etätoimistosi menettelyjä ja jakaa verkossa Teamsin avulla.
Jakaminen työpöydällä
Yksi tiedostojen lähettämisen Teamsiin eduista on, että saat linkin tiedoston jakamiseen muiden kanssa. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse ladata samaa tiedostoa useaan paikkaan, jotta kaikki voivat käyttää sitä.
Voit jakaa tiedostoja parilla tavalla työpöydältä.
Ryhmä- tai kahdenkeskisen chatin aikana
Ensinnäkin voit jakaa tiedostoja ollessasi chat-istunnossa. Siirry Valitse tiedosto -kuvakkeeseen, joka näyttää paperiliittimeltä. Se sijaitsee suoraan laatikon alla, johon kirjoitat viestejä. Kun valitset tiedoston, Teams lataa kopion alkuperäisestä.
Sinulla on myös useita tiedostojen käyttövaihtoehtoja jaettavaksi. Voit valita latauksen suoraan tietokoneeltasi tai voit käyttää OneDriven Business-tiliä. Kaikki kolmannen osapuolen pilvitallennustilat ovat myös käytettävissä, jos sinä tai järjestelmänvalvojasi lisäsit ne Teams-sovellukseen.
Jos et halua käyttää paperiliitinkuvaketta, voit myös ladata tiedoston napsauttamalla keskustelun Tiedostot-välilehteä. Vieritä alas ja valitse Jaa ladataksesi tiedoston.
Jakaminen tiimisi kanssa kanavalla
Sinun ei tarvitse odottaa, kunnes keskustelet tiimin jäsenen kanssa ladataksesi videon. Napsauta samaa paperiliitinkuvaketta kohdassa Valitse tiedosto kanavassa.
Vaihtoehtoisesti voit myös siirtyä kanavasi Tiedostot-välilehteen ja napsauttaa Lataa. Molemmat vaihtoehdot johtavat seuraavaan ikkunaan, jossa voit valita tiedostoja.
Linkin jakaminen
Voit jakaa linkin ryhmän jäsenille tai erikseen. Tämä on poikkeuksellisen yksinkertainen ja loistava Google-dokumenttien, verkkosivustojen, videoiden ja muiden jakamiseen.
Sinun tarvitsee vain painaa keskusteluruudun alla olevaa muotokuvaketta. Napauta sitten kolmea vaakasuuntaista pistettä ja napsauta "Linkki". Liitä linkki ja lähetä tiedosto kontaktille.
Jakaminen iOS:n kanssa
Jos työskentelet iOS-laitteella, tiedoston jakaminen on suhteellisen helppoa, ja vaiheet ovat samanlaisia kuin käytettäessä Windows PC:tä. Yksi helpoimmista tavoista jakaa on siirtyä viestilaatikon alla olevaan Valitse tiedosto paperiliitin -kuvakkeeseen. Valitse sieltä tiedosto laitteestasi tai käytä pilvitallennustilaa.
Jos haluat jakaa tiedoston, joka on jo Teamsissa, napauta ellipsiä nähdäksesi Lisää vaihtoehtoja ja vieritä alas kohtaan Tiedostot.
Vaihtoehtoisesti voit jakaa myös Teamsissa siirtymällä jo lähetettyyn tiedostoon ja napauttamalla Lisää vaihtoehtoja -ellipsikuvaketta. Vieritä alas ja valitse Jaa ja valitse sitten henkilön tai ryhmän nimi, jonka kanssa haluat jakaa, käyttämällä hakutoimintoa.
Voit tietysti aina ohittaa nämä vaiheet ja käyttää yksinkertaisesti Kopioi linkki -ominaisuutta. Linkin avulla voit jakaa tiedostoja Teams-sovelluksen ulkopuolelle. Voit myös ladata kopion puhelimeesi Lähetä kopio -vaihtoehdon kautta jakaaksesi tiedoston myöhemmin.
Jakaminen Androidin kanssa
Tiedostojen jakaminen Android-laitteella on suhteellisen yksinkertaista. Liitä tiedostoja keskustelun aikana napauttamalla valintaruudun alla olevaa Valitse tiedosto paperiliitin -kuvaketta. Valitse jaettava tiedosto mobiililaitteesta tai pilvipalvelusta. Voit myös ladata tiedostoja verkkoon tai työpöytäsovellukseen nähdäksesi ne myöhemmin laitteellasi.
Entä jos haluat jakaa jotain, joka on jo ladattu Teamsiin? Siirry sovelluksen alareunassa olevaan navigointipalkkiin ja pyyhkäise ylöspäin. Kun näet valikon vaihtoehdot, vieritä kohtaan Tiedostot ja valitse se.
Etsi sieltä haluamasi tiedosto äskettäin avattujen tiedostojen tai pilvitallennustiedostojen luettelosta. Napauta ellipsikuvaketta nähdäksesi Lisää vaihtoehtoja ja vieritä alas ja napauta Jaa.
Voit valita vastaanottajat siirtymällä Chat-välilehteen ja hakemalla ryhmän nimen, henkilön tai avainsanan mukaan. Voit myös valita vastaanottajat Kanava-välilehdeltä ja etsiä kanavan nimen tai avainsanan mukaan.
Yhteistyö on helppoa Share-ominaisuuden avulla
Jaa ja tee yhteistyötä tiedostoja saumattomasti samalla sovelluksella, jota käytät kokouksiin. Sinulla on useita latausvaihtoehtoja ja voit jopa muokata tiedostoja samanaikaisesti. Kommentoi videotiedostoja tai muokkaa MS Office -dokumentteja yhdessä muiden tiimin jäsenten kanssa. Muutokset sulautuvat saumattomasti, kun käsittelet tiedostoa.
Kuinka usein käytät Teams Share -ominaisuutta? Mikä on suosikki tapasi jakaa? Miksi? Kerro meille kokemuksistasi alla olevassa kommenttiosassa.