Muokkausmerkit ovat erittäin hyödyllinen työkalu yhteistyöhön editorien kanssa. Wordin muokkausominaisuuksien avulla voit nähdä, mitä muutoksia editori on tehnyt verrattuna alkuperäiseen asiakirjaan. Näin editorin tai oikolukijan ei tarvitse muistaa kaikkia alkuperäisestä asiakirjasta löytämiään ongelmia tai kirjoittaa muistiin koko kommenttiluetteloa tekstisi alle. Sen sijaan ne voivat toimia luomassasi asiakirjassa.
Oikolukuominaisuuksia voidaan käyttää myös muihin tarkoituksiin.
Oikolukutyökalujen käyttäminen
Vaikka et tekisi yhteistyötä editorin tai oikolukijan kanssa, voit käyttää muokkausmerkkejä luovasti. Voit kirjoittaa muistiin vaihtoehtoisia ideoita kohtia, kappaleita, lauseita tai sanoja varten. Vaihtoehtoisesti voit käyttää kommentteja muistiinpanoina tietyistä kohdista tai lauseista, mikä sopii mainiosti puheisiin ja esityksiin. Pohjimmiltaan voit käyttää MS Wordin muokkausominaisuuksia monilla luovilla tavoilla.
Muokkausmerkkien poistaminen
Muokkausmerkkejä on kahdenlaisia: Seuraa muutoksia ja kommentteja. Ne ovat hyödyllisiä lisäyksiä sekä kirjoittajan että toimittajan työkalupakkeihin. Jos seuratut muutokset voidaan joko hyväksyä tai hylätä, kommentit voidaan vain poistaa (ratkaistu).
Seuratut muutokset
Paras tapa kuvailla Muutosten seuranta -työkalua on esimerkki. Oletetaan, että työskentelet kirjoitusprojektissa toimittajan kanssa. Kun olet lähettänyt kirjoitetun projektin muokattavaksi, he voivat helposti ehdottaa muutoksia, jotka voit joko hyväksyä tai hylätä.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää tätä kätevää työkalua, kun editori on kehottanut sinua muuttamaan jotain kirjallisessa projektissa. Tämän jälkeen lähetät heille alkuperäisen asiakirjan muokatun kopion, jotta he voivat tarkistaa ja joko hyväksyä tai hylätä tekemäsi muutokset.
- Seurattujen muutosten aktivointi on helppoa, siirry vain kohtaan Arvostelu -välilehti MS Wordissa ja napsauta Jäljitä muutokset -painiketta. Voit poistaa muokkausmerkit kahdella tavalla.
2. Kun olet vastaanottanut dokumenttiversion, joka sisältää seurattuja muutoksia, etsi vain Hyväksyä -painiketta Arvostelu -välilehti. Ennen kuin napsautat sitä, valitse tietty muutos, jonka haluat hyväksyä. Nyt, napsauta Hyväksyä ja tämä poistaa alkuperäisen version ja korvaa sen uudella.
3. Vaihtoehtoisesti voit käyttää lähistöllä olevaa Hylätä -painike hylkää muutokset ja palauta tekstin alkuperäinen versio. Tietenkin Word käyttää säännöllistä muotoilua kaikkiin hyväksyttyihin muutoksiin. Hylätyt muutokset yksinkertaisesti poistetaan asiakirjasta.
Näin voit pitää asiat järjestyksessä ja siistinä, mikä on erittäin tärkeää, jos työskentelet yhdessä projektissa jonkun muun kanssa.
Kommentit
Kommentit sen sijaan toimivat täysin eri tavalla. Vaikka kommentit korostavat myös valittua tekstiä, siihen ei tehdä muutoksia.
Kommentin luominen Wordissa
- Kun olet valinnut kohdan, siirry kohtaan Arvostelu -välilehti Wordissa ja napsauta Uusi kommentti. Tämä lisää kommentin asiakirjan oikealle puolelle. Voit kirjoittaa tänne mitä haluat, eikä se vaikuta päätekstiisi.
Kommentin poistaminen Wordissa
- Kommentin voi poistaa kahdella tavalla. Ensimmäinen on käyttää Poista kommentti komento, joka on käytettävissä osoitteesta Arvostelu -välilehti tai hiiren kakkospainikkeen valikosta. Varmista vain, että olet valinnut kommentoitavan kohdan ensin.
- Toinen tapa poistaa kommentti on poistaa kommentoitu kohta kokonaan. Valitse se ja paina Askelpalautin tai Poistaa näppäimistölläsi, ja kohta ja kommentti katoavat.
Oikolukumerkkien poistaminen
Oikolukumerkit sekoitetaan usein Track Changes -työkalussa, mutta ymmärtääksesi näiden kahden välisen eron, sinun on ensin opittava ero muokkauksen ja oikolukemisen välillä. Kun oikoluku on vain tekstin viimeistä tarkistusta, editoinnissa on kyse tekstin parantamisesta. Oikoluku pyörii yleensä kieliopin ja muotoilun ympärillä, kun taas muokkaus voi sisältää useita edestakaisin istuntoja editorin ja kirjoittajan välillä.
Siksi Seuraa muutoksia ja kommentteja -vaihtoehdot ovat välttämättömiä toimittajille. Toisaalta oikolukijat eivät käsittele niin paljon ehdotuksia ja kommentteja; ne antavat tekstille lopullisen kiillotuksen, tehtävän, johon kirjoittaja liittyy vähemmässä määrin. On kuitenkin totta, että toimittajat tekevät usein myös oikolukua.
Oikolukumerkit
Oikolukumerkit sisältävät kielioppi- ja oikeinkirjoituskorjauksia sekä ehdotuksia ja muotoilumerkkejä.
- Pääset kielioppi- ja oikeinkirjoituskorjausvaihtoehtoihin siirtymällä kohtaan Tiedosto välilehti, napsauta Vaihtoehdotja valitse Todistaminen näkyviin tulevassa ikkunassa. Täältä voit muokata vedosvaihtoehtojasi tai yksinkertaisesti poistaa ne kokonaan käytöstä.
Saatat ajatella, että oikoluku koskee vain oikeinkirjoitusta ja kielioppia, mutta tällä on vähemmän ilmeinen puoli. Yksi oikolukijan keskeisistä tehtävistä on varmistaa tekstin ja asiakirjan oikea muotoilu. Tätä varten oikolukija voi käyttää muotoilumerkkejä. Kun ne ovat käytössä, ne osoittavat selvästi, missä välilyöntejä, yhdysviivoja, kappaleita ja muita tekstikohteita on käytetty.
2. Navigoimalla kohtaan Tiedosto, Vaihtoehdotja valitsemalla sitten Näyttö -välilehti avautuvassa ikkunassa, voit poistaa käytöstä tai ottaa käyttöön seuraavat asetukset: sarkainmerkit, välilyönnit, kappalemerkit, piiloteksti, valinnaiset yhdysmerkit ja objektiankkurit. Nämä työkalut ovat välttämättömiä oikolukutehtävissä.
Merkkien poistaminen
Muokkaus- ja oikolukumerkkien poistaminen ei tarkoita vain niiden poistamista. Voit joko hyväksyä tai hylätä Track Changes -tilassa tehdyt muutokset ja esimerkiksi sammuttaa oikolukutyökalut.
Mitä näistä työkaluista käytät? Oletko kokeillut niitä kaikkia? Voit vapaasti painaa alla olevaa kommenttiosiota ja kertoa meille, kuinka käytät Wordin muokkaustyökaluja.