Google Sheets on tehokas ohjelmisto, jonka avulla voit järjestää tietoja laskentataulukkomuotoon. Voit myös käyttää sitä tehtävien määrittämiseen sinulle tai ihmisryhmälle. Tällaisella toiminnolla jonkinlainen muistutus olisi erittäin hyödyllinen.
Tämän oppaan avulla opit lisäämään muistutuksia Google Sheetsiin sekä joitain muita hyödyllisiä vinkkejä.
Muistutusten määrittäminen
Tämä vaihtoehto ei ole osa oletusohjelmistoa, mutta sen hankkiminen on helppoa ja ilmaista. Lisäosan hankkiminen:
- Siirry G Suite Marketplaceen ja etsi Lisää muistutuksia.
- Paina nyt Asentaa -painiketta.
Lisää muistutuksia arvioi laskentataulukon ja lähettää sinulle muistutuksen jokaiselta riviltä. Sinun tarvitsee vain asettaa päivämäärä, ja lisäosa asettaa muistutukset automaattisesti. Muistutusten asettaminen:
- Avaa uusi asiakirja Google Sheetsissä.
- Klikkaa Lisäosat päävalikossa.
- Klikkaus Lisää muistutuksia.
- Mene Aseta/muokkaa muistutuksia.
- Kirjoita tehtävät, päivämäärät ja sähköpostiosoitteet jokaiseen sarakkeeseen. Lisäosa täyttää automaattisesti tyhjän laskentataulukon, joten voit vain korvata tiedot itse.
- Klikkaa Lisää uusi muistutus -painiketta.
Voit nyt valita jonkin näistä vaihtoehdoista.
Deadline -sarake
Tämä näyttää vain sarakkeet, joissa on kelvollinen päivämäärä, joten varmista, että olet kirjoittanut kaikki oikein. Jos muutat jotain ensimmäiseltä riviltä, sinun on käynnistettävä lisäosa uudelleen.
Voit napsauttaa solua ja kalenteri tulee näkyviin.
Lähetä muistutuksia
Näin voit lähettää muistutuksen ennen asetettua päivämäärää tai sen jälkeen. Valitse vain sinulle sopiva vaihtoehto.
Vastaanottajan asetukset
Tällä vaihtoehdolla voit valita vastaanottajat.
- Ilmoita minulle – Jos valitset tämän vaihtoehdon, lisäät sähköpostisi TO-palkkiin. Tämä lähettää sinulle vastaussähköpostiviestin, jossa vahvistetaan, että sähköposti on lähetetty.
- Ilmoita ihmisille – Valitse tämä vaihtoehto, niin voit valita sähköpostit sisältävän sarakkeen, johon sähköposti lähetetään. Ensimmäinen rivi ei sisälly.
- CC People In – Tämä lisää ihmisiä sähköpostin CC:hen. Valitse sarake, joka sisältää sähköpostit, kuten edellisessä vaihtoehdossa.
Sähköpostin mukauttaminen
Tämän vaihtoehdon painaminen avaa uuden ikkunan.
Aihe – Voit kirjoittaa sähköpostimuistutustesi aiheen.
Lisää laskentataulukkolinkki – Tämä vaihtoehto sisältää linkin taulukkoon sähköpostissa.
Sähköpostiteksti – Tämä vaihtoehto lisää tekstiä sähköpostin pääosaan.
Kun olet valinnut haluamasi vaihtoehdot, napsauta Valmis-painiketta. Sivupalkki tulee näkyviin, napsauta Valmis uudelleen.
Voit nyt sulkea laskentataulukon. Lisäosa suorittaa tarkistuksia tunnin välein ja lähettää sähköpostit oikeaan aikaan.
Muita Google Sheet -vinkkejä
On monia temppuja, jotka voivat tehdä Google Sheets -kokemuksestasi sujuvamman ja nautinnollisemman. Tässä on joitain hyödyllisimmistä.
Lähetä sähköpostit kommentoimalla
Voit lähettää sähköpostin jollekin, kun lisäät kommentin Google Sheetsiin. Tämä on loistava tapa kertoa ihmisille, että laskentataulukkoon on lisätty jotain uutta.
Voit lähettää sähköpostin kirjoittamalla @ ja vastaanottajan sähköpostin. Sähköposti lähetetään kun kirjoitat kommentin.
Käytä suodattimia
Voit käyttää suodattimia käydäksesi läpi soluryhmän, jolla on yhteinen piirre. Tämän avulla voit löytää nopeasti tietoja, vaikka sinulla olisi taulukkoon tallennettu joukko tietoja.
- Klikkaa Suodattaa -painiketta.
- Napsauta nyt Suodattaa laskentataulukon päärivin painiketta valitaksesi arvot, jotka haluat nähdä.
- Sinulla on myös mahdollisuus tallentaa suodattimet. Paina vain Luo uusi suodatinnäkymä valitsemalla Suodattaa -painiketta.
Estä solut
Jos sinulla on suuri joukko ihmisiä työskentelemässä yhden laskentataulukon parissa, voit estää joidenkin tietojen muuttamisen. Tämä vähentää virheiden todennäköisyyttä.
Voit estää tiettyjä soluja tai kokonaisia sarakkeita.
- Valitse Alueen muokkausoikeudet.
- Voit myös määrittää sen näyttämään varoituksen, kun joku yrittää muokata solua. Valitse tarpeisiisi sopiva vaihtoehto.
Google Sheets ei unohda
Google Sheets on erittäin monimutkainen ohjelmisto, ja siellä on niin monia vaihtoehtoja, jotka auttavat sinua työskentelemään nopeammin ja tehokkaammin. Esimerkiksi muistutukset voivat olla todellinen pelastus.
Oletko koskaan käyttänyt Google Sheetsin muistutusominaisuutta? Oliko siitä apua? Kerro meille kommenteissa!