Excelin avulla voit jakaa tiedot pienempiin osiin. Tarvitsemasi tiedon löytäminen ja käsitteleminen on tärkeä tavoite monille Excel-käyttäjille.
Jos sinulla on henkilön koko nimi, saatat joutua nollaamaan vain hänen etu- tai sukunimensä. Jos esimerkiksi lähetät asiakkaillesi ystävällisen automaattisen sähköpostin, sinun on käytettävä heidän etunimeään, jotta se ei kuulosta persoonattomalta. Jos selaat luetteloa kyselyyn vastanneista, voi olla tärkeää käyttää vain heidän sukunimeään tai piilottaa heidän sukunimensä anonymiteetin säilyttämiseksi.
Excel tekee tästä prosessista yksinkertaisen, ja voit käyttää monia erilaisia lähestymistapoja. Tässä on opetusohjelma, jonka avulla voit luoda erilliset Etunimi- ja Sukunimi-sarakkeet kaavoilla. Käsittelemme myös keskimmäisiä nimiä.
Excel-kaavat nimien jakamiseen osiin
Mistä aloitat?
Etunimien erottaminen
Tämä on yleinen kaava:
=VASEN(solu,ETSI(" ",solu,1)-1)
Suorita se vaihtamalla solu soluosoittimella, joka sisältää ensimmäisen koko nimen, jonka haluat jakaa. Tässä esimerkissä haluat valita B2 ja kirjoittaa kaavan:
=VASEN(A2,ETSI(" ",A2,1)-1)
On kuitenkin tärkeää huomata, että joissakin laitteissa tämä kaava käyttää puolipisteitä pilkkujen sijasta. Joten jos yllä oleva kaava ei toimi sinulle, saatat joutua käyttämään seuraavaa versiota sen sijaan:
=VASEN(solu;ETSI(" ";solu;1)-1)
Esimerkissä käyttäisit:
=VASEN(A2;ETSI(" ";A2;1)-1)
Nyt voit yksinkertaisesti vetää täyttökahvan alas Etunimi-sarakkeen loppuun.
LEFT-funktiolla voit erottaa merkkijonon tekstin vasemmasta päästä alkaen. Tämän kaavan ETSI-osa etsii ensimmäisen välilyönnin koko nimestä, joten saat sen osan koko nimestäsi, joka tulee ennen tyhjää välilyöntiä.
Näin ollen tavumerkityt etunimet pysyvät yhdessä, samoin kuin erikoismerkkejä sisältävät etunimet. Koko nimi -sarakkeessa ei kuitenkaan ole keskimmäisiä nimiä tai alkukirjaimia.
Pilkku vai puolipiste?
Miksi kaava ei ole sama kaikille?
Monille Excel-käyttäjille Excel-funktiot käyttävät pilkkuja syötetietojen erottamiseen. Mutta joissakin laitteissa alueelliset asetukset ovat erilaisia.
Jos haluat selvittää, mitä symbolia Excel käyttää, yksinkertaisesti ala kirjoittaa kaavaa. Kun aloitat sisään =LEFT(, näet tekstin, joka ehdottaa oikeaa muotoilua.
Sukunimien erottaminen
Käytä samaa lähestymistapaa sukunimien erottamiseen. Tällä kertaa kannattaa käyttää OIKEAA kaavaa, joka erottaa merkkijonot oikealta puolelta alkaen.
Tarvitsemasi kaava on:
=OIKEA(solu, PITKÄ(solu) – HAKU("#", KORVAUS(solu," ", "#", PITKÄ(solu)) - PITKÄ(KORVAUS(solu, " ", ")))))
Yllä olevassa esimerkissä käyttäisit seuraavaa kaavaa solussa C2:
=OIKEA(A2, PITKÄ(A2) – HAKU("#", KORVAA(A2," ", "#", PITKÄ(A2) - PITKÄ(A2, " ", ")))))
Jälleen kerran saatat joutua vaihtamaan pilkusta puolipisteeseen, mikä tarkoittaa, että sinun on ehkä käytettävä:
=OIKEA(A2; PITO(A2) – HAKU("#"; KORVAA(A2;" "; "#"; PITKÄ(A2) - PITKÄ(A2; " "; ")))))
Tavumerkityt sukunimet ja erikoismerkkejä sisältävät sukunimet säilyvät ennallaan.
Miksi tämä kaava on monimutkaisempi kuin etunimien kaava? Keskimmäisten ja keskimmäisten nimikirjainten erottaminen sukunimistä on vaikeampaa.
Jos haluat, että keskimmäiset nimet ja nimikirjaimet luetellaan sukunimien kanssa, voit käyttää kaavaa:
=OIKEA(solu, PITKÄ(solu) – HAKU(" ", solu))
tai:
=OIKEA(A2, PITKÄ(A2) – HAKU(" ", A2))
tai:
=OIKEA(A2; PITKÄ(A2) – HAKU(" "; A2))
Mutta entä jos haluat erottaa keskimmäiset nimet? Tämä on harvinaisempaa, mutta se voi olla hyödyllistä tietää.
Keskimmäisten nimien erottaminen
Toisten nimien kaava on seuraava:
=KESKUS(solu, HAKU(" ", solu) + 1, HAKU(" ", solu, HAKU(" ", solu)+1) – HAKU(" ", solu)-1)
Yllä olevassa esimerkissä saat:
=KESKUS(A2, HAKU(" ", A2) + 1, HAKU(" ", A2, HAKU(" ", A2)+1) – HAKU(" ", A2)-1)
Jos Excel käyttää puolipisteitä, kaava on:
=KESKUS(A2; HAKU(" "; A2) + 1; HAKU(" "; A2; HAKU(" "; A2)+1) – HAKU(" "; A2)-1)
Kun olet syöttänyt kaavan, vedä täyttökahvaa alas. Tässä on Keskinimi-sarake, joka on lisätty yllä olevaan esimerkkiin:
Jos koko nimi ei sisällä toista nimeä tai alkukirjainta, saat nolla-arvot tähän sarakkeeseen, jotka voidaan näyttää muodossa #ARVO!. Jos haluat saada tyhjiä soluja #ARVO!:n tilalle, voit käyttää IFERROR-funktiota.
Sitten kaavastasi tulee:
=IFORROR(KESKUS(solu, HAKU(" ", solu) + 1, HAKU(" ", solu, HAKU(" ", solu)+1) – HAKU(" ", solu)-1),0)
tai:
=IFORROR(KESKUS(A2, HAKU(" ", A2) + 1, HAKU(" ", A2, HAKU(" ", A2)+1) – HAKU(" ", A2)-1,0)
tai:
=IFORROR(KESKUS(A2; HAKU(" "; A2) + 1; HAKU(" "; A2; HAKU(" "; A2)+1) – HAKU(" "; A2)-1);0)
Yksi lähestymistapa useiden keskinimien erottamiseen
Mitä tapahtuu, jos jollakin listallasi on useita keskimmäisiä nimiä? Yllä olevan kaavan avulla vain heidän ensimmäinen toinen nimensä haetaan.
Voit ratkaista tämän ongelman kokeilemalla erilaista lähestymistapaa toisten nimien erottamiseen. Jos olet luonut etu- ja sukunimisarakkeet, voit yksinkertaisesti leikata ne pois. Kaikki jäljellä oleva lasketaan toiseksi nimeksi.
Tämä kaava on:
=TRIM(keski
Tässä solu1 viittaa Full Name -sarakkeen soluosoittimeen, solu2 viittaa Etunimi-sarakkeen soluosoittimeen, kun taas solu3 viittaa Sukunimi-sarakkeen soluosoittimeen. Yllä olevassa esimerkissä saamme:
=TRIM(keski
tai:
=TRIM(KESK.(A2;PITO(B2)+1;PITO(A2)-PITO(B2&D2)))
Jos käytät tätä kaavaa, sinun ei tarvitse huolehtia nolla-arvoista.
Nopea yhteenveto
Tässä on kaavoja, joilla voit jakaa täydet nimet osiin:
Etunimet: =VASEN(solu,ETSI(" ",solu,1)-1)
Sukunimet: =OIKEA(solu, PITKÄ(solu) – HAKU("#", KORVAUS(solu," ", "#", PITKÄ(solu)) - PITKÄ(KORVAUS(solu, " ", ")))))
Toiset nimet: =IFORROR(KESKUS(solu, HAKU(" ", solu) + 1, HAKU(" ", solu, HAKU(" ", solu)+1) – HAKU(" ", solu)-1),0)
Vaihtoehtoinen kaava toisille nimille: =TRIM(keski
Etu- ja sukunimien erottaminen käyttämättä kaavoja
Jos et halua kirjoittaa joukkoa kaavoja, jotka saatetaan kirjoittaa väärin, hyödynnä Excelin sisäänrakennettua ohjattua tekstin muunnos sarakkeiksi -toimintoa.
- Varmista, että Data -välilehti valitaan yläreunan valikosta ja korosta sarake, jonka haluat muuntaa.
- Napsauta sitten Teksti sarakkeisiin.
- Varmista seuraavaksi Rajattu on valittuna ja napsauta Seuraava
. - Valitse nyt Avaruus vaihtoehdoista ja napsauta Seuraava.
- Vaihda sitten Kohde "$B$2” ja napsauta Viedä loppuun.
Lopputuloksen pitäisi näyttää tältä. 
.
Lopputuloksen pitäisi näyttää tältä. 
Viimeinen Sana
On monia muita tapoja ratkaista tämä ongelma Excelissä. Jos mikään käytettävissä olevista vaihtoehdoista ei tee sitä, mitä tarvitset, tee lisää tutkimusta.
Kaavojen käyttäminen on suhteellisen yksinkertaista, eikä se riipu käyttämästäsi Excel-versiosta. Mutta valitettavasti saatat silti kohdata virheitä.
Jos esimerkiksi henkilön koko nimi alkaa hänen sukunimellään, se jakautuu väärin päin. Kaavoissa on myös ongelmia sukunimien kanssa, jotka sisältävät etuliitteitä tai jälkiliitteitä, kuten le Carré tai van Gogh. Jos jonkun nimi päättyy Jr.:iin, se merkitään hänen sukunimekseen.
On kuitenkin olemassa muutoksia, joita voit lisätä näiden ongelmien ratkaisemiseksi niiden ilmaantuessa. Kaavojen kanssa työskentely antaa sinulle joustavuutta, jota tarvitset näiden monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen.