Google Docs tarjoaa tiimeille ja kollegoille ympäri maailmaa mahdollisuuden tehdä yhteistyötä projektin parissa verkossa saumattomasti ja tehokkaasti. Työskentele yksin tai samanaikaisesti mihin aikaan päivästä tahansa aikavyöhykkeestä riippumatta.
"Tuo on aika siistiä. Entä kyky kommunikoida toistensa kanssa? Joudutko vain jättämään kommentteja?"
Se on yksi tapa tehdä se. Ei kuitenkaan kovin hyvä tapa. Voit aina vain keskustella käyttämällä sovellusta tai sosiaalisen median alustoja, kuten Slack tai Facebook Messenger. Ne toimivat ja on hyvin todennäköistä, että jokaisella on Facebook-tili. Voit kuitenkin välttää kaiken tuon kolmannen osapuolen hyppimisen ja päästä juttelemaan siellä Google-dokumentissa.
"Google Docsissa on myös chat-toiminto?"
Se tekee! Avaa se ja ala kirjoittaa. Pidätkö puheesta tekstinä näppäimistösi napsahtelevien äänien sijaan? Niin kauan kuin sinulla on mikrofoniasetukset tietokoneellasi, pääset alkuun vain muutaman helpon vaiheen avulla.
Jatka lukemista saadaksesi selville, kuinka voit keskustella Google-dokumentissa.
Viestintä Google Docsissa
Viestintä Google-dokumentissa on erittäin helppoa ilman ulkopuolista lähdettä tai sovellusta. Kun työskentelet samanaikaisesti työtovereiden kanssa, voit vetää esiin chat-laatikon, kirjoittaa viestin ja lähettää sen. Kaikki Docissa tällä hetkellä työskentelevät saavat saman viestin, koska chat-toimintoa käytetään avoimeen viestintään.
Aloita chat-toiminnon käyttö:
- Avaa Google-dokumentti edessäsi.
- Tarvitset myös jonkun muun työskentelevän dokumentin parissa samanaikaisesti, muuten toiminto ei ole käytettävissä. Anonyymejä katsojia ei lasketa, koska chat on vain niille, joille asiakirja on erityisesti jaettu.
- Napsauta ikkunan oikeassa yläkulmassa Chat .
- Kirjoita haluamasi viesti ja paina Lähettää painiketta tai vain paina Tulla sisään .
- Kun et enää tarvitse chat-toimintoa, napsauta kiinni chat-ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Kun suljet chat-ikkunan, sinua ei vielä poisteta itse keskustelusta. Viestit vastaanotetaan edelleen keskustelujen jatkuessa. Niiden käyttäjien, jotka ovat tällä hetkellä dokumentissa ja joiden chat-ikkuna ei ole auki, päälle tulee punainen piste Chat kuvake. Tämä osoittaa heille, että joku on lähettänyt viestin, jota he eivät ole vielä lukeneet. Ne, joiden chat-ikkuna on auki, saavat viestejä, kun ne kirjoitetaan.
Kaikki tällä hetkellä Google-dokumenttiin kirjautuneet voivat nähdä viestit. Ainoa poikkeus ovat anonyymien tilien tilit. He eivät näe chattia eivätkä tällä hetkellä keskusteluun osallistuvia henkilöitä.
Kun suljet Google-dokumentin tai kirjaudut ulos siitä, ne poistetaan automaattisesti keskustelusta. Jos he palaisivat dokumenttiin, kaikki vastaanotetut keskustelut ja kaikki heidän poissa ollessaan lähetetyt viestit eivät näy.
Keskusteluja ei tallenneta, eikä niitä voi viedä. Jos haluat säilyttää aiempien chat-istuntojen arkiston, sinun on tehtävä se ottamalla keskustelusta kuvakaappauksia. Niille, jotka tekevät yhteistyötä mobiililaitteen avulla, sinun tarvitsee vain avata tiedosto. Voit jo keskustella ilman ylimääräisiä vaiheita.
Puhe tekstiksi -toiminnon käyttäminen
Google Docsissa tarvitset vain toimivan mikrofonin ja PC:n, jotta voit lopettaa peruskeskustelun, jotta puheesta tekstiksi muutetaan handsfree-vaihtoehto. Voit keskeyttää ja jatkaa sanelua milloin tahansa käyttämällä sanallisia komentoja.
Ennen kuin aloitat:
- Varmista, että mikrofonisi on asetettu oikein ja että se on täysin toimintakunnossa.
- Tällä hetkellä puheen tekstiksi muuttaminen on vain PC-käyttäjien käytettävissä, eikä se toimi mobiililaitteellasi.
- Toiminto toimii parhaiten, kun äänesi kuuluu selvästi, joten varmista, että työympäristösi on vapaa tarpeettomasta taustamelusta.
Mitä sinun tulee tehdä aloittaaksesi puheen tekstiksi muuttamisen:
- Avaa Google-dokumentti Chrome-selaimen sisällä.
- Napsauta yläreunan valikosta Työkalut ja sitten Äänikirjoitus…
- Mikrofoniruutu tulee näkyviin, jos se on aktiivinen. Sinun on napsautettava sitä, jotta mikrofonisi alkaa sanella puhetta tekstiksi.
- Puhu selkeästi ja normaaliin tahtiin, jotta puhe on helppo poimia ja virheetöntä.
- Kun olet lopettanut sanelun, napsauta mikrofoniruutua uudelleen sulkeaksesi sen.
Jos tunnet milloin tahansa puheesi aikana tehneesi virheen tai kompastuvasi sanoihin, voit korjata sen hiirellä. Siirrä osoitin virheen paikkaan ja korjaa se ennen kuin sammutat mikrofonin.
Kun virhe on korjattu, voit jatkaa sanelua siirtämällä kohdistimen takaisin siihen, mihin jäit.
Äänikomennot ja välimerkit
Äänikomentojen käyttö on saatavilla vain englanniksi. Sekä tilin kielen että Google-dokumentin kielen on oltava myös englanti, muuten se ei toimi. Näet täydellisen luettelon kaikista saatavilla olevista komennoista lukemalla ohjekeskuksen virallisen artikkelin tai puhumalla "äänikomentojen ohje" mikrofoniin samalla kun kirjoitat äänikirjoituksen.
Käytettävissäsi olevat komennot voivat auttaa sinua muokkaamaan ja muotoilemaan Google-dokumenttia, kun käytät puhetta tekstiksi. Voit myös puhua välimerkkejä sijoittaaksesi ne sopivaan paikkaan. Luettelo käytettävistä välimerkeistä ja komentomerkeistä:
- Kausi
- Pilkku
- Huutomerkki
- Kysymysmerkki
- Uusi rivi
- Uusi kappale
Chat-toimintoa ei voi käyttää
Sinä ja toinen käyttäjä olette molemmat Google-dokumentissa ja yritätte kommunikoida, mutta jostain syystä Chat-kuvaketta ei löydy mistään. Tämä voi johtua muutamasta eri syystä:
- Alkaen epätodennäköisimmästä mahdollisuudesta, että saatat olla alaikäinen. Kyllä, luit oikein. Jos olet tällä hetkellä alle 13-vuotias (löytyy Google Gmail -tilisi profiilista), Chat-ominaisuus poistetaan automaattisesti käytöstä.
- Kuten yllä todettiin, nimettömät käyttäjät eivät voi tarkastella Google-dokumenttien keskustelua tai osallistua siihen. Saattaa olla, että et ole kirjautunut Gmail-tilillesi (tai väärään tiliisi) tai sinut on poistettu projektista. Tarkista entinen ennen kuin hullut Docin omistajaan, koska se käynnistää sinut ilman ennakkoilmoitusta.
- Järjestelmänvalvoja voi poistaa Chat-ominaisuuden käytöstä, jos työskentelet parhaillaan G Suiten kanssa. Sinun on otettava se käyttöön kenen tahansa kanssa, joka käyttää järjestelmäsi suojausta työpaikalla, jotta se otetaan käyttöön. On myös mahdollista, että joku, joka tällä hetkellä käyttää G Suitea, kutsuu hänet katsomaan dokumenttia, jonka järjestelmänvalvoja on myös poistanut Chatin käytöstä.