Google-dokumentit on loistava työkalu yhteistyölle, koska sen avulla useat ihmiset voivat muokata ja käsitellä yhtä asiakirjaa samanaikaisesti menettämättä jälkeä siitä, kuka tekee mitä.
Jos sinä tai organisaatiosi käytät Google-dokumentteja, tieto siitä, kuka tiimissä on katsonut mitä dokumenttia ja milloin, voi olla hyödyllistä tietoa. Olennaista on varmistaa, että kaikki lukevat luonnoksen, ehdot, viimeisimmän hakemuksesi, käytännöt ja menettelyt tai jonkin muun tärkeän asiakirjan. On tärkeää nähdä kuka teki mitä ja milloin.
Viime aikoihin asti et voinut nähdä, kuka katseli Google-dokumenttejasi. Näet kuka sitä muokkasi, mutta ei kuka vain luki sen. Jos he eivät tallentaneet, muokkaaneet tai jättäneet kommenttia, sinulla ei ollut aavistustakaan, lukiko tietty henkilö ollenkaan asiakirjan uusinta versiota.
Lisäksi, koska voit jakaa Google-dokumentteja vain luku -oikeuksin, voit jakaa asiakirjan joidenkin ihmisten kanssa, jotta he tarkistavat asiakirjan mutta eivät tee muutoksia.
Google-dokumenttien nykyisten versioiden avulla voit määrittää asetukset, jotta näet, kuka katseli Google-dokumenttejasi. Katsotaanpa, kuinka voit tehdä tämän itse.
G Suite Activity Monitor
G Suitea käyttävät yleensä organisaatiot, joissa yhteistyö on välttämätöntä. Jos käytät G Suitea säännöllisesti yhteistyöhön muiden kanssa, voit tarkastella minkä tahansa Google Docs -tiedoston katseluhistoriaa Activity Monitorin avulla.
Tee se seuraavasti:
- Avaa Google Sheet -tiedosto
- Napsauta nousevaa trendiä nuolikuvake oikeassa yläkulmassa tai siirry kohtaan Työkalut avattavasta valikosta
- Avaa Toimintojen kojelauta
- Klikkaa Kaikki katsojat organisaatiosi välilehdelle
Tämän prosessin avulla voit seurata asiakirjan näkymiä, mukaan lukien kunkin katsojan viimeisen näkymän päivämäärä ja kellonaika.
Jos et näe Activity Monitor -vaihtoehtoa Google-dokumentissasi, se tarkoittaa todennäköisesti sitä, että olet kirjautunut Google-dokumenttien ilmaiseen versioon tai henkilökohtaiseen tiliin G Suite -version sijaan.
Katsojien ja kommenttien trendit
Sen lisäksi, että näet, kuka katseli Google-dokumenttejasi, Activity Monitorin avulla voit myös nähdä trendejä, kun ihmiset katselivat tai kommentoivat asiakirjaasi.
Katsojatrendi: Näyttää pylväskaavion yksittäisten katsojien määrästä minkä tahansa ajanjakson aikana, jonka valitset 7 päivästä kaikkiin aikoihin.
Kommentit Trend: Näyttää pylväskaaviot kommenttitrendistä millä tahansa ajanjaksolla 7 päivästä kaikkiin aikoihin.
Poista katseluhistoria käytöstä Google-dokumenteissa
Jos haluat jostain syystä poistaa asiakirjan katseluhistorian käytöstä, voit myös tehdä sen noudattamalla näitä nopeita ohjeita:
- Avaa Google-taulukko
- Napsauta nousevaa trendiä nuoli asiakirjasi oikeassa yläkulmassa tai siirry kohtaan Työkalut alasvetovalikosta
- Avaa Toimintojen kojelauta
- Valitse Tietosuoja-asetukset
- Siirry kohtaan Asiakirjan asetus Näytä tämän asiakirjan katseluhistoriani pois päältä
Tämä vaihtoehto on saatavilla myös Google Docsin henkilökohtaisessa tai ilmaisessa versiossa. Jos työskentelet asiakirjan parissa, mutta et halua yhteiskäyttäjien tietävän ennen kuin olet valmis jakamaan lopulliset versiosi, voit poistaa katseluhistoriasi käytöstä.
Aloita avaamalla Google Sheets ja napsauttamalla asetukset.
Asetukset-valikon avulla voit poistaa katseluhistoriasi käytöstä "Activity Dashboard" -asetuksista. Kun olet vaihtanut tämän "pois"-asentoon, napsauta OK tallentaaksesi muutokset.
Kuinka nähdä, kuka on tehnyt muutoksia Google-dokumenttiin
Versionhallinta on erittäin tärkeää, varsinkin jos työskentelet säännellyllä alalla. Versionhallinta on jotain, mitä Google Docs on tehnyt hyvin jo jonkin aikaa. Dokumentit näyttävät, kuka on muokannut asiakirjaa, tallentanut tai jakanut sen. Tämä ei itse asiassa toimi vain G Suiten, vaan myös henkilökohtaisten Google-dokumenttien kanssa.
Jos olet kiinnostunut versionhallinnasta tai haluat varmistaa, että kukaan ei ole tehnyt muutoksia, joita ei pitäisi lukita tiedoston lukitsematta, voit selvittää asian seuraavasti:
- Avaa Google-taulukko, jota haluat seurata
- Valitse Tiedosto ja Versiohistoria
- Valitse Katso versiohistoria
Näytön oikeaan reunaan pitäisi ilmestyä ikkuna, joka näyttää kaikki kyseisen asiakirjan tallennukset ja muokkaukset. Riippuen siitä, miten G Suite tai Google-dokumentit on määritetty, näet nämä tiedot myös valitsemalla asiakirjan yläreunasta Viimeisin muokkaus… -linkin. Se vie sinut täsmälleen samaan paikkaan.
Tässä ikkunassa sinulla pitäisi olla myös mahdollisuus tarkastella asiakirjan aiempaa versiota ennen muokkausten tekemistä.
Tämä on välttämätöntä versionhallinnan kannalta, koska sinulla on kirjausketju siitä, mitä muutoksia on tehty, milloin ne on tehty ja kuka on tehnyt. Se on hyödyllistä myös, jos teit muutoksia, nukut sen päälle, muutat mieltäsi ja haluat peruuttaa ne.
Kuinka nähdä, kuka on jakanut Google-dokumenttisi
Voit myös nähdä, kuka on jakanut Google-dokumenttisi ja milloin. Näet myös jakamisasetukset, jotta voit paremmin hallita asiakirjasi käyttöä.
- Mene drive.google.com
- Klikkaa Minun ajoni vasemmalla
- Napsauta pientä i painiketta oikeassa yläkulmassa
- Klikkaus Toiminta
- Napsauta jokaista tiedostoa tai kansiota yksitellen tai tarkastele näytön oikealla puolella olevaa vierityspalkkia. Tämä näyttää sinulle, kuka on jakanut asiakirjasi.
Voit myös tarkistaa asiakirjan sisältä valitsemalla Jaa. Henkilöiden nimet näkyvät ponnahdusikkunassa. Jos henkilöitä on useita, valitse nimi ja kaikkien nimien luettelo tulee näkyviin.
Lopulliset ajatukset
Mahdollisuutesi määrittää, kuka on katsonut, jakanut ja muokannut asiakirjojasi, on rajoitettu, jos sinulla ei ole G Suite ‑tilin käyttöoikeutta. kuitenkin on edelleen tapoja saada joitain perustietoja.
Noudattamalla tässä oppaassa annettuja ohjeita näet nopeasti ja helposti, kuka on katsonut, muokannut tai muuttanut Google Docs -asiakirjaasi millään tavalla.