Asiakirjojen hallinta on yksi tärkeimmistä asioista SharePointissa. Liiketoiminnassa asiakirjat ovat usein kehittyviä asioita. Ne voivat alkaa OneDrive for Businessista ja päätyä organisaation tiimisivustolle. Asiakirjat vaihtavat usein paikkoja, joten SharePointissa tapahtuvien asiakirjojen siirtämisen yksityiskohtien tunteminen on erittäin tärkeää.
Useita tapoja tehdä se
Kaikki SharePointissa työskennelleet tietävät, että tietyn tehtävän suorittamiseen on monia tapoja. Asiakirjojen siirtäminen ei ole poikkeus. Se, päädytkö käyttämään File Exploreria vai Migration Toolia, riippuu useista tekijöistä, kuten siirrettyjen asiakirjojen määrästä, versiohistorian säilyttämisen tärkeydestä, metatiedoista ja muista.
1. Resurssienhallinta
Jos haluat siirtää asiakirjaa File Explorerin avulla, avaa sekä kohde- että lähdeasiakirjakirjasto (ei väliä, jos kyseessä on sama sivusto). Valitse Tiedostonhallinta avattavassa valikossa. Tämä avaa tutkijanäkymän jokaiselle kirjastolle. Käytä vetämällä ja pudottamalla kohteita siirtääksesi kohteita kahden tutkimusnäkymän välillä.
Voit siirtää sekä kansioita että tiedostoja ja säilyttää sisältötyyppejä, jos sekä lähde- että kohdesijainneilla on määritetty sisältötyypit. Tämä menetelmä säilyttää myös mukautetut metatiedot, jos sekä lähde- että kohdesijainti määritetään käyttämällä samoja metatietoja.
Prosessi on kuitenkin manuaalinen ja se on enemmän kopio kuin siirto, mikä tarkoittaa, että sinun on poistettava lähdekohteet siirron jälkeen. Se ei säilytä versiohistoriaa tai ominaisuuksia, jotka on luotu, luotu, muokattu tai muokattu.
2. Siirrä kohteeseen/Kopioi kohteeseen
Vaikka hyödyllinen ja yksinkertainen, Muuttaa ja Kopioi komennot ovat käytettävissä vain SharePoint Onlinessa. Tämän vaihtoehdon avulla voit siirtää asiakirjoja OneDrive for Businessista tai SharePointista kohteeseen SharePointissa tai OneDrivessa. Valitse tiedosto ja napsauta jompaakumpaa kahdesta komennosta. The Muuttaa -vaihtoehto siirtää asiakirjasi metatiedoilla ja versiohistoriasuojauksella eri kansioon samassa kirjastossa, toiseen kirjastoon tai eri sivustoon.
Tämä menetelmä on täydellinen loppukäyttäjille, koska se on yksinkertainen ja suoraviivainen. Sen avulla voit kopioida ja siirtää sekä tiedostoja että kansioita. Parasta on, että se säilyttää sisältötyypit, mukautetun metatietojen versiohistorian, ja luomia, luomia, muokattuja ja ominaisuuksien muokkaamia. The Kopio komento säilyttää kuitenkin vain uusimman version – suurin haittapuoli on ilmeisesti se, että tämä menetelmä on yksinomainen SharePoint Onlinessa.
3. Hallinnoi sisältöä ja rakennetta
Jos otat SharePoint Serverin julkaisuinfrastruktuuriominaisuuden käyttöön, näet Sisällön ja rakenteen hallinta -linkin, kun siirryt Sivuston hallinta. Tämän ominaisuuden avulla voit siirtää/kopioida asiakirjoja. Tämä on yksi parhaista hakkeroista, joka auttaa sinua siirtämään useita asiakirjoja samanaikaisesti säilyttäen samalla versiohistorian, joka on luotu, luotu, muokattu ja muokattu ominaisuuksien mukaan. Myös sisältötyyppi ja metatiedot säilytetään tällä menetelmällä.
Sinun on kuitenkin otettava julkaisuominaisuus käyttöön. Silloinkaan et voi siirtää useita kansioita. Ehkä tämän menetelmän suurin haittapuoli on, että sinun on oltava sivuston omistaja käyttääksesi sitä. Ja se toimii vain yhdessä sivustossa.
4. Sisällön järjestäjä
Aktivoi vain Content Organizer -ominaisuus ja valitse sitten reitityssäännöt, joita haluat käyttää, ja laita siirrettävä asiakirja pudotuskirjastoon. Tämän menetelmän avulla voit myös siirtää asiakirjoja mihin tahansa muuhun sivustoon. Määritys kestää jonkin aikaa, mutta sinun tarvitsee tehdä se vain kerran. Se säilyttää myös sisältötyypit ja mukautetut metatiedot.
Vaikka se ei säilytä versiohistoriaa ja vaatii järjestelmänvalvojan, siinä on hyödyllinen ominaisuus, jonka avulla voit reitittää asiakirjasi kansioon.
5. SharePoint Migration Tool
Microsoft tietää, että asiakirjojen siirtäminen SharePointissa voi olla hieman hankalaa. Tästä syystä yritys kehitti ilmaisen SharePoint Migration Toolin. Tämä työkalu käsittelee kaikkea pienistä suuriin siirtoihin, jotka voivat sisältää tiedostoja, kansioita ja jopa luetteloita SharePoint-sivustoltasi. Kohteet siirretään OneDriveen tai SharePointiin.
Tämän menetelmän ilmeisin etu on työkalun kyky käsitellä suuria siirtymiä. Se on myös hyvin muokattavissa ja säilyttää versiohistorian. Se ei kuitenkaan ole yhteensopiva SharePoint-versioiden kanssa ennen vuotta 2013. Sitä vastoin jotkin kolmannen osapuolen siirtotuotteet ovat huomattavasti paremmin muokattavissa.
6. Kolmannen osapuolen tuotteet
Useimmat laadukkaat kolmannen osapuolen asiakirjojen siirtotuotteet eivät ole ilmaisia, mutta niillä on tapana toimia loistavasti, etenkin suurissa siirroissa. Ne ovat yleensä skaalautuvia ja hyvin muokattavissa. Useimmat näistä tuotteista pystyvät säilyttämään kaiken, mukaan lukien sisältötyypit, metatiedot, kaikki ominaisuudet ja versiohistorian.
Toisaalta tämä menetelmä maksaa rahaa. Kun ajattelet sitä, että maksat työkalusta, joka auttaa sinua siirtämään asiakirjoja, alat ihmetellä, miksi SharePointissa ei ole jo mukana käyttäjäystävällinen vaihtoehto. Toinen haittapuoli tässä on, että kolmannen osapuolen tuotteet vaativat järjestelmänvalvojan niiden määrittämiseen ja käyttämiseen.
7. Mukautettu ratkaisu
Lopuksi voit koodata oman mukautetun ratkaisusi useiden tekniikoiden, kuten REST API:n, avulla. Loppukäyttäjän ei tarvitse reitittää mitään, voit muokata niin paljon kuin haluat ja voit varmistaa, että kaikki säilyy asiakirjoissa. Toisaalta sinun on kyettävä koodaamaan ja viettämään aikaa koodin kirjoittamiseen ja ylläpitoon, mikä voi olla erityisen hankalaa tuotepäivitysten aikana.
Valitse menetelmäsi
SharePointissa on vielä enemmän menetelmiä asiakirjojen siirtämiseen, mutta näiden pitäisi kattaa suurin osa tarpeistasi. Mieti ensin, mitä tarvitset, ja pian tiedät tarkalleen, mitä menetelmää sinun tulee käyttää kullekin.
Kumpaa näistä tavoista pidät? Oletko käyttänyt useampaa kuin yhtä? Keskustella.