Virtuaalikokoukset ovat loistava tapa pitää yhteyttä ihmisiin. Mutta joskus videokeskustelu ei riitä. Mitä tapahtuu, kun haluat jakaa jotain ryhmän kanssa?
Microsoft Teamsin avulla on helppoa näyttää ryhmälle tarkalleen, mistä puhut Share Screen -ominaisuuden avulla. Voit käyttää sitä riippumatta siitä, oletko työpöydällä tai mobiililaitteella.
Nyt sinulla on vapaus järjestää kokouksia ohittamatta visuaalista rytmiä.
Työpöydän jakaminen
Jakaminen työpöydältä on yhtä helppoa kuin yhden painikkeen painaminen kokouksen ohjaimista:
- Etsi Jaa-kuvake (näyttää ylöspäin osoittavalta nuolelta, jota ympäröi laatikko).
- Sieltä voit valita jaettavaksi ikkunan, PowerPoint-tiedoston, taulun tai koko työpöydän.
- Älä unohda, että sinun on napsautettava Lopeta jakaminen -painiketta, kun olet valmis, tai ikkunasi jää auki koko ryhmälle.
Muista, että Teamsin verkkoversio toimii myös hieman eri tavalla. Jos et käytä työpöytäsovellusta, tarvitset Microsoft Edgen tai Google Chromen uusimman version jakaaksesi enemmän kuin näyttösi.
Mac-käyttäjät voivat nähdä kehotteen muuttaa tietosuoja-asetuksia ennen näytön jakamista. Linux-käyttäjät ovat kuitenkin epäonnisia. Ikkunoiden jakaminen ei ole käytettävissä alustalla.
PowerPoint-diojen jakaminen
Jos haluat jakaa PowerPoint-esityksen, se alkaa samalla tavalla.
- Etsi kokouksen säätimet ja napsauta Jaa-kuvaketta.
- Valitse PowerPoint tyypiksi, jonka haluat jakaa.
- Seuraavaksi voit valita tiedostosi PowerPoint-osiosta. Tämä luettelo on peräisin työpöydälläsi olevista uusimmista tiedostoista. Joten jos olet avannut tai muokannut tiedostoja OneDrivessa tai tiimisi SharePoint-sivustossa, se on lueteltu tässä.
Kun valitset tiedoston tästä esitäytetystä luettelosta, kaikki kokouksen osallistujat näkevät diat. He voivat myös käyttää tiedostoja kokouksen päätyttyä.
Jos kuitenkin valitset tiedoston Selaus-ominaisuudesta, prosessi on hieman erilainen. Ryhmäsi voi edelleen nähdä diat, mutta ensin sinun tulee ladata tiedosto Teamsiin kokousta varten. Kanavan kokouksissa tämä tiedosto siirtyy kanavan Tiedostot-välilehteen. Kenellä tahansa kanavan tiimin jäsenellä on pääsy tiedostoon tällä tavalla. Yksityisten kokousten tiedostot tallennetaan kuitenkin OneDriveen. Vain kyseisen yksityisen kokouksen osallistujilla on pääsy PowerPoint-tiedostoon.
Jaettujen näyttöjen hallinnan antaminen
Joskus sinun on työskenneltävä yhdessä muiden tiimin jäsenten kanssa kokouksen aikana. Jos haluat jonkun muun auttavan sinua näyttöesityksissäsi, sinun on annettava heille hallinta. Älä kuitenkaan huoli, sillä voitte molemmat hallita tiedostoa kokouksen aikana.
- Avaa jakamistyökalurivi viemällä hiiri näytön yläreunaan. Napsauta Anna hallinta -painiketta ja vieritä alas sen henkilön kohdalle, jolle haluat antaa hallinnan.
- Napsauta henkilön nimeä suorittaaksesi toiminnon.
Kun teet niin, Microsoft Teams ilmoittaa kyseiselle henkilölle, että jaat hallinnan hänen kanssaan. He voivat sitten tehdä muokkauksia, valintoja ja muutoin muokata jaettua näyttöä.
Hallintojen palauttaminen on yhtä helppoa kuin työkalupalkin Ota takaisin hallinta -painikkeen napsauttaminen.
Jaettujen näyttöjen hallinta
Olisiko sinun mielestäsi hyödyllistä auttaa henkilöä tiedoston kanssa? Voit lähettää pyynnön hallita, kun toinen henkilö jakaa näytön.
- Napsauta vain Pyydä hallintaa ja odota heidän vastaustaan (jos he eivät ole ottaneet tätä ominaisuutta käyttöön, se näkyy harmaana alla olevan kuvan mukaisesti.)
- Näytön jakavalla henkilöllä on vapaus hyväksyä tai hylätä pyyntö. Jos he hyväksyvät sen, voit hallita erilaisia asioita, kuten muokkauksia, valintoja ja muutoksia.
- Kun olet valmis lopettamaan hallinnan jakamisen, palaa työkalupalkkiin ja napsauta Release Control.
Järjestelmän äänen käyttäminen jakamisen aikana
Joskus sinun on jaettava ääntä etäesitysten aikana. Tiimien avulla on helppoa suoratoistaa tietokoneesi ääntä kokouksen osallistujille äänileikkeiden jakamista tai videon toistamista varten.
- Aloita järjestelmän äänen jakaminen valitsemalla Jaa-kuvake kokouksen ohjaimista.
- Aloita napsauttamalla Sisällytä järjestelmäääni -painiketta.
Muista, että kaikki järjestelmästäsi tulevat äänet kulkevat Teamsin kautta. Ja se sisältää ilmoitukset, jotka haluat ehkä pitää yksityisinä. Joten saattaa olla hyvä idea poistaa nämä ilmoitukset käytöstä – ainakin väliaikaisesti!
Muista, että järjestelmän äänen jakaminen ei toimi, kun jaat Whiteboard- tai PowerPoint-tiedoston. Lisäksi sovelluksen rajoitusten vuoksi äänen jakaminen toimii vain Windows-laitteissa.
Mobiilijakaminen
Joskus sinun on jaettava näyttöjä, kun tapaat tien päällä. Teamsin avulla voit jakaa katseluasi myös mobiilisovelluksen kautta!
- Aloita sisällön jakaminen napsauttamalla kolmea pistettä kokousnäytön Lisää vaihtoehtoja -kohtaa varten.
- Valitse Jaa-kuvake
- Valitse, mitä haluat jakaa. Vaihtoehtoihin kuuluvat video, valokuva ja koko näyttö.
- Siirry näytön alareunaan ja napauta Aloita, kun olet valmis jakamaan.
- Kun olet valmis, napauta Pysäytä-painiketta.
Jaa lisää sisältöä tiimikokouksissasi
Nykyään etäisyyden ei tarvitse olla suuren sisällön tiellä. Jaa omasi aina kun tarvitset yhdellä napin painalluksella Microsoft Teamsissa. Tai anna jollekulle muulle kokouksen hallinta, kun jatkat esitystä. Yhteistyö ei ole koskaan ollut helpompaa!
Käytätkö Screen Share -ominaisuutta Teams-kokouksissa? Miten se toimii? Kerro meille kokemuksestasi alla olevassa kommenttiosassa.