Gmailissa on monia käteviä sähköpostivaihtoehtoja. Kuitenkin yksi asia, josta siltä näennäisesti puuttuu, on vaihtoehto, joka muuntaa sähköpostit PDF-muotoon (Portable Document Format). PDF-muunnosvaihtoehto olisi kätevä viesteistä varmuuskopioiden tallentamiseen ilman arkistointia, kun otetaan huomioon, kuinka nopeasti arkisto voi mennä liian sotkuiseksi. Siitä huolimatta, vaikka tämä vaihtoehto olisikin olemassa, on olemassa muutamia tapoja, joilla voit muuntaa Gmail-sähköpostit PDF-muotoon.
Kopioi ja liitä sähköpostin sisältö
Kopioi ja liitä pikanäppäimet (Windows-tietokoneessa Control + C ja Control + V ja Macissa Command + C ja Command + V) tarjoavat yhden tavan tallentaa viestejä PDF-muotoon. Voit kopioida sähköpostin kaiken tekstisisällön ja liittää sen tekstinkäsittelyohjelmaan. Sitten voit tallentaa Gmail-sähköpostin sisältävän asiakirjan ja muuntaa sen Portable Document Format -muotoon jollakin monista PDF-muunnostyökaluista. Sanomattakin on selvää, että tämä menetelmä ei toimi vain Gmail-sähköpostien kanssa.
Avaa ensin Gmail-sähköposti ja valitse kaikki sen sisältö kohdistimella. Kopioi se leikepöydälle painamalla Ctrl + C-pikanäppäintä. Avaa Muistio ja liitä Gmail-sähköpostin teksti painamalla Ctrl + V. Tämä poistaa kaikki tekstin muotoilut ja kuvat, joten voit nyt puhtaasti kopioida ja liittää sähköpostin Muistiosta tekstinkäsittelyohjelmaan, kuten Wordiin. Tallenna sitten viesti tekstinkäsittelyohjelmaan.
Avaa seuraavaksi tämä Portable Document Format -muunnostyökalu selaimessasi. Klikkaa Valitse tiedostot -painiketta siellä valitaksesi asiakirjan, johon kopioit sähköpostiviestin. paina Muuntaa -painiketta muuntaaksesi tiedoston PDF-muotoon.
Säädä Google Chromen tulostusasetuksia
Viestien kopioiminen ja liittäminen tekstinkäsittelyohjelmaan yllä kuvatulla tavalla ei kuitenkaan ole paras tapa muuntaa Gmail-sähköpostit Portable Document Format -muotoon. Ensinnäkin sähköposti menettää kaikki muotoilunsa ja kuvat. On myös nopeampia tapoja tallentaa sähköpostit PDF-tiedostoina. Google Chromen esikatseluikkunassa voit tallentaa Gmail-viestejä PDF-dokumenteiksi.
Avaa ensin Gmail-sähköposti Google Chromessa. Siellä Tulosta kaikki -painiketta Gmail-sähköpostien oikeassa yläkulmassa, kuvassa yllä. Se näyttää pieneltä tulostimelta. Klikkaa Tulosta kaikki -painiketta avataksesi alla olevassa kuvassa näkyvän ikkunan.
Tulostuksen esikatseluikkuna sisältää a Muuttaa -painiketta, jonka avulla voit määrittää kohdetulostimen. Lehdistö Muuttaa avataksesi luettelon sähköpostin vastaanottajista. Siellä voit valita a Tallenna PDF-muodossa määränpää, joten mene eteenpäin ja valitse Tallenna PDF-muodossa ja napsauta Tallentaa -painiketta valitaksesi kansion, johon asiakirja tallennetaan.
Voit myös valita a Tallenna Google Driveen vaihtoehto, jos sinulla on Google Drive -pilvitallennustili. Klikkaa Muuttaa -painiketta uudelleen avataksesi kohdeluettelon, ja sitten voit valita Tallenna Google Driveen sieltä. Lehdistö Tallentaa tulostuksen esikatseluikkunassa tallentaaksesi sähköpostin Google Drive -pilvitallennustilaan. Tämä tallentaa sähköpostin suoraan Google Driveen PDF-tiedostona.
Lisää Save Emails to PDF -laajennus Chromeen
Tai voit tallentaa sähköpostit PDF-tiedostoina Google Chrome -laajennuksella. Tallenna sähköpostit PDF-muotoon on laajennus, joka lisää kätevän PDF-vaihtoehdon Gmailiin. paina Lisää Chromeen -painiketta tällä sivulla asentaaksesi laajennuksen. Sitten voit painaa uutta Tallenna kohteeseen -painiketta Gmailissa.
Avaa sähköposti tallentaaksesi kannettavan asiakirjan muodossa. Lehdistö Tallenna kohteeseen ja valitse Tallenna PDF-muotoon. Kun painat painiketta ensimmäisen kerran, sinun on napsautettava sitä Luo tili ja valitse Google-tili. Tämän painikkeen painaminen tallentaa sitten valitun sähköpostin PDF-tiedostona Chromen oletuslatauskansioon.
Avaa PDF-tiedostot Chromessa napsauttamalla Mukauta Google Chromea -painiketta selaimen oikeassa yläkulmassa. Valitse Lataukset avataksesi tiedostoluettelon, joka sisältää äskettäin tallennetut PDF-viestit. Sitten voit napsauttaa jotakin siellä luetelluista Gmailin PDF-tiedostoista avataksesi sen selaimen välilehdellä kuten alla.
Muunna sähköpostit PDF-muotoon Total Webmail Converter -sovelluksella
Tai voit tallentaa Gmail-viestit PDF-tiedostoihin Total Webmail Converter -sovelluksella. Total Webmail Converter on patentoitu ohjelmisto, jonka avulla voit muuntaa Gmail-viestit POP3-tileiltä PDF-muotoon. Ohjelmiston vähittäismyyntihinta on 49,90 dollaria kustantajan verkkosivustolla. Se on tässä kallein vaihtoehto, ja jos tarvitset vain peruskyvyn muuntaa Gmail-sähköposti PDF-tiedostoksi, Total Webmail Converter on todennäköisesti enemmän kuin tarvitset.
Kun olet antanut sähköpostipalvelimen tilin tiedot, ohjelmisto näyttää Gmail-sähköpostit, jotka voit muuntaa siirrettäväksi asiakirjamuodoksi. Painamalla a PDF -painike avaa WebMail Converter -ikkunan, josta voit määrittää PDF-muunnoksen. Ohjelman avulla voit myös yhdistää useita sähköposteja yhdeksi PDF-tiedostoksi, ja Total Webmail Converter Pro muuntaa viesteihin liitetyt asiakirjat. Tämä YouTube-video näyttää, kuinka Gmail-viestit muunnetaan PDF-tiedostoiksi ohjelmiston avulla.
Joten nyt voit varmuuskopioida Gmail-sähköpostisi PDF-kopioilla, ja kun voit tehdä sen, voit vapauttaa Gmail-tallennustilaa poistamalla lisää viestejä. Lisätietoja PDF-tiedostojen määrittämisestä ja muokkaamisesta on tässä Tech Junkie -oppaassa.