Jos lähetät ja vastaanotat sähköposteja rutiininomaisesti, mutta aiot lähteä pian lomalle, automaattisten vastausten määrittäminen on sinulle hengenpelastaja. Automaattiset vastaukset ovat koneella luotuja tekstejä, jotka aktivoituvat, kun saat sähköpostin, mutta olet poissa toimistosta vastaamassa siihen. Tällä tavalla lähettäjä tietää, että olet poissa toimistosta lomalla, ja se säästää postilaatikkosi sähköpostipommituksista.
Jos etsit helppoa tapaa määrittää "poissa" -vastaukset Outlookissa, tämä opas on sinua varten. Alla olevassa artikkelissa käsitellään "poissa" -vastausten määrittämistä Outlookissa eri alustoilla.
Poissaolo-asetusten määrittäminen PC:n Outlookissa
Jos käytät PC:n Outlookin verkkoversiota sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen, "poissa toimiston" -vastauksen määrittäminen voidaan tehdä nopeasti muutamassa vaiheessa. Sinun tarvitsee vain:
- Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi selaimessasi.
- Napsauta "Gear Icon" -kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
- Napsauta "Näytä kaikki Outlook-asetukset".
- Valitse "Mail"-välilehti.
- Ota käyttöön "Automaattiset vastaukset päällä" -vaihtoehto.
- Kirjoita sinun "
poissa toimistolta”vastaus tekstikenttään.
- Napsauta "Tallenna" ja ikkuna sulkeutuu.
Vaiheessa 5, "Automaattiset vastaukset päällä" alla, löydät toisen vaihtoehdon nimeltä "Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana". Tämä vaihtoehto on ihanteellinen, jos haluat lähettää "poissa" -vastauksia vain rajoitetun ajan, kuten lomasi alkaessa ja lopussa.
Tämän vaihtoehdon ottaminen käyttöön säästää myös ylimääräiseltä vaiheelta palata Outlookiin, kun haluat poistaa automaattiset vastaukset käytöstä.
Poissaolo-asetusten määrittäminen Outlookissa iPhone-sovelluksessa
Outlookilla on upea mobiiliversio saatavilla App Storesta. Jos hallitset sähköposteja kätevästi iPhonellasi, "Out of Office" -vastausten määrittäminen on melko yksinkertaista.
Tässä on vaiheet alkuun pääsemiseksi:
- Käynnistä "Outlook" -sovellus iPhonessa.
- Napsauta "Koti".
- Napsauta "Asetukset" -kuvaketta.
- Valitse Outlook-tilisi.
- Napauta "Automaattiset vastaukset" -vaihtoehtoa.
- Paina "Automaattiset vastaukset" -kytkintä ottaaksesi "poissa toimiston" -vastaukset käyttöön.
- Kirjoita "
poissa toimistolta" vastaus "Automaattiset vastaukset" -kytkimen alla olevaan tekstikenttään.
Kun olet palannut toimistollesi, palaa Outlook-tilillesi Outlook-sovelluksessa ja noudata samoja vaiheita vaiheeseen 6 asti. Napauta "Automaattiset vastaukset" -kytkintä poistaaksesi "poissa toimistosta" -vastaukset käytöstä.
Poissaolo-asetusten määrittäminen Outlookissa Androidissa
Työskentely Android Outlook -sovelluksella on hieno kokemus, mutta "poissa toimiston" -vastausten kytkeminen päälle ennen lomalle lähtöä on vielä yksinkertaisempaa. Ennen kuin lähdet kaupungista, ota "poissa toimisto" -vastaukset käyttöön seuraavasti:
- Outlook-sovelluksen käynnistäminen Android-laitteellasi.
- Valitse "Koti" vasemmasta yläkulmasta; siinä on kolme vaakasuoraa viivaa.
- Syötä "Asetukset".
- Valitse tili, jos haluat määrittää "poissa" -vastaukset.
- Napauta "Automaattiset vastaukset" tilin otsikon alla avataksesi uuden ikkunan.
- Kirjoita "
poissa toimistolta-teksti, jota haluat käyttää Vastaa kaikille -kohdan alla olevassa kentässä.
- Valitse "Tarkista" -kuvake ikkunan oikeasta yläkulmasta.
Nyt sinun ei tarvitse huolehtia siitä, ettet pidä asiakkaitasi ajan tasalla.
Poissaolo-asetusten määrittäminen iPadin Outlookissa
Outlookin käyttäminen iPadissa antaa sinun työskennellä ja hallita sähköpostejasi samalla laitteella. Bonuksena, jos suunnittelet lomaa toimistostasi, sinun ei tarvitse tehdä erityistä työmatkaa. Voit määrittää "poissa toimiston" -vastaukset suoraan iPadistasi muutamassa vaiheessa.
Sinun tulee aloittaa seuraavasti:
- Käynnistä "Outlook"-sovellus iPadissasi.
- Napauta "Koti" -kuvaketta, joka näkyy vasemmassa yläkulmassa.
- Valitse "Asetukset" -kuvake.
- Napauta Outlook-tiliäsi.
- Valitse "Automaattiset vastaukset" -vaihtoehto.
- Valitse "Automaattiset vastaukset" -kytkin ottaaksesi "poissa" -vastaukset käyttöön.
- Kirjoita sinun "
poissa toimistolta" vastaus "Automaattiset vastaukset" -kytkimen alla olevaan tekstikenttään.
Outlook vastaa nyt automaattisesti iPadillasi vastaanotettuihin sähköposteihin.
Exchange-tilit toimivat hieman eri tavalla kuin tavalliset Gmail- ja Yahoo-tilit. Jos sinulla on Exchange-tili Outlookissa, voit ottaa "poissa" -vastaukset käyttöön seuraavilla vaiheilla:
- Käynnistä iPadissasi Asetukset-sovellus.
- Valitse "Tilit ja salasanat".
- Valitse sähköpostitili ottaaksesi poissa-vastaukset käyttöön.
- Vieritä alas ja valitse "Automaattinen vastaus" ja kytke se päälle.
- Valitse "Päättymispäivä" määrittääksesi, milloin "poissa" -vastaukset lopetetaan.
- Kirjoita haluamasi "
poissa toimistolta" vastaus "Poissaviestissä". - Valitse "Tallenna" -painike.
- Poistu "Asetukset"-sovelluksesta.
Outlookin Exchange-tili lähettää "poissa toimistosta" -vastauksia aivan kuten mikä tahansa muu sähköpostitili.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka saan sen pois päältä, kun olen takaisin toimistossa?
Jos haluat poistaa automaattiset "poissa toimistosta" -vastaukset käytöstä Outlookissa, voit tehdä sen helposti noudattamalla alla olevia ohjeita:
1. Kirjaudu sisään Outlook-tiliisi selaimessasi.
2. Napsauta "Gear Icon" -kuvaketta oikeassa yläkulmassa.
3. Napsauta "Näytä kaikki Outlook-asetukset".
4. Valitse "Mail"-välilehti.
5. Kytke "Automaattiset vastaukset päälle" -kytkin pois päältä.
Tukeeko Outlook "Out of Office" -vastauksia Gmailissa?
Outlook tukee "poissa toimiston" -vastauksia Gmailille ja Yahoolle. Poissa-vastausten määrittäminen on suhteellisen yksinkertaista Gmail- ja Yahoo-tileille Outlookissa. Microsoft Exchange -tilit toimivat samalla tavalla, mutta poissaolo-vastausten määrittämisessä on pieni ero.
Pidä asiakkaasi ajan tasalla
Jokainen ansaitsee tauon silloin tällöin, mutta on parasta määrittää "poissa toimisto" -vastaukset Outlook-tilillesi ennen kuin menet pois toimistolta. Se voi olla hengenpelastaja, koska se antaa asiakkaille tietää, että et ole käytettävissä välittömään vastaukseen. He saattavat myös tietää, milloin odottaa vastausta, jos annoit tämäntyyppiset tiedot "poissa toimistosta" -vastauksessasi, mikä helpottaa viestintää ja elämää paljon.
Kuinka usein asetat poissaolo-vastaukset Outlookiin? Otatko automaattiset vastaukset pois päältä manuaalisesti? Kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa.