Monet ihmiset pitävät faksausta vanhentuneena. Kenen tarvitsee lähettää tietoa paperilla tänä päivänä? No, on tiettyjä tapauksia, joissa haluat vastaanottaa tai lähettää paperikopion jostakin. Esimerkiksi, jos vastaanottajan on allekirjoitettava asiakirja tai täytettävä lomake.
Vaikka monilla yrityksillä ja kotitalouksilla ei nykyään ole faksilaitetta, on olemassa tapoja lähettää fakseja modernisoidulla tavalla. Voit esimerkiksi faksata jonkun suoraan Gmailin avulla.
Voitko lähettää faksin Gmailin avulla?
Valitettavasti faksin lähettäminen suoraan Gmailista ei ole mahdollista vakioasetuksissa. Googlella ei ole vielä tällaista ominaisuutta. Voit kuitenkin käyttää online-palvelua faksaamaan sähköpostitse.
Rekisteröidy sähköpostista faksiin -palveluun
Onneksi, on sähköposti-faksipalveluita, joiden avulla voit faksata Gmailissa. Kun olet rekisteröitynyt tällaiseen palveluun ja asettanut kaikki oikein, voit kirjoittaa puhelinnumeron Gmail-viestiin ja lähettää sisällön faksilla faksilaitteeseen.
Löydät yhden näistä palveluista Googlesta, kuten eFaxin. Suurin osa niistä on melko suoraviivaisia. Muista kuitenkin se nämä palvelut eivät ole täysin ilmaisia. Toki useimmat niistä antavat sinun lähettää useita fakseja maksutta, mutta jonkin ajan kuluttua sinua kehotetaan maksamaan tilaus tai ostamaan krediittejä tai tokeneja. Toisaalta jotkut voivat tarjota ilmaisen faksauksen, mutta sisältävät yrityksen saatekirjeen tai lisätä vesileiman, ellet maksa premium-palveluista.
Joitakin sähköposti-faksisovelluksia, joita voit käyttää
- eFax®
- RingCentral
- myfax®
Toinen tärkeä huomautus: Riippumatta valitsemastasi sähköposti-faksipalvelusta, sinun on käytettävä sähköpostiosoitetta, johon olet rekisteröitynyt faksien lähettämiseen Gmailista. Toisin sanoen voit lähettää fakseja vain siitä osoitteesta, jota käytit rekisteröityessäsi palveluun.
Faksin lähettäminen suoraan Gmailista
Edellyttäen, että olet rekisteröitynyt kunnolla, on aika lähettää ensimmäinen faksisi. Monien sähköpostifaksipalveluiden ongelmana on, että ne eivät usein tarjoa täydellistä opasta faksien lähettämiseen Gmailista. Onneksi olet löytänyt oikeat ohjeet sen tekemiseen. Näin
1. Luo uusi sähköpostitili Gmailissa
Näin luot uuden sähköpostin, jos et tiedä. Siirry Gmailin etusivulle ja kirjaudu sisään tunnuksillasi. Siirry sitten pääsivulle ja siirry näytön vasempaan yläkulmaan. Valitse Säveltää. Uusi chat-tyyppinen ikkuna avautuu näytön oikeaan alakulmaan. Tähän osioon syötät kaikki toimitustiedot ja faksiviestin sisällön.
2. Syötä tiedot
Kuten kirjoitat minkä tahansa muun sähköpostin, teet sen täällä aivan samoin. Kuitenkin vuonna Vastaanottajat -kenttään, syötät tarkempia tietoja, jotka sisältävät vastaanottajan tiedot "faksinumero," mukaan lukien suuntanumero (ilman väliviivoja).
Sinun on syötettävä lisätietoja sen jälkeen. Syötä faksinumeron jälkeen ilman välilyöntiä faksipalveluntarjoajan numero "verkkotunnus." Sähköposti-faksipalveluntarjoajasi tulee toimittaa nämä tiedot.
Vastaanottajat-kentän pitäisi näyttää suunnilleen tältä: [email protected]
3. Lisää sisältöä
Aloitetaan sähköpostin tyypillisestä rungosta. Tähän osioon kirjoitat saatekirjeesi. Se tarkoittaa melkein mitä tahansa. Anna haluamasi tiedot. Se voi olla tavallinen kirje.
Nykyajan sähköpostin faksilähetyksen varsinainen sisältö on liitetiedostoissa. Useimmat palveluntarjoajat sallivat DOC-, PDF-, JPG- ja TXT-tiedostojen lähettämisen. Löydät monia muita laajennuksia saatavilla tarjoajalta toiselle. Liitä nämä tiedostot valitsemalla ne ja vetämällä ne sähköpostin runkoon. Vaihtoehtoisesti valitse Liitä tiedostot ja valitse avautuvasta ikkunasta tiedostot, jotka haluat lähettää.
4. Lähetä sähköposti
Kun kaikki kirjoitettu tai liitetty sisältö on lisätty, on aika lähettää viesti. Varmista, että olet antanut kaikki oikeat tiedot ja että kaikki liitteet ovat siellä. Voit vapaasti lisätä tietoja Aihe kenttään sähköpostissa. Sinun ei kuitenkaan tarvitse.
Kun olet tarkistanut kaiken, sinun tarvitsee vain lähettää sähköposti jonkun faksilaitteeseen painamalla "Lähettää" -painiketta, aivan kuten tavallisen sähköpostin lähettäminen.
Sähköpostista faksiin -toiminnon edut
Tärkein tulos sähköpostin käyttämisestä faksien lähettämiseen on selvästikin se, ettei sinun tarvitse hankkia faksilaitetta tai ajaa jonnekin käyttääksesi sitä. Yksi valtava plussa sähköposti-faksipalvelun käytössä on saavutettavuus. Tällä tavalla, voit lähettää sisältöä jonkun toisen faksilaitteeseen älypuhelimella tai tabletilla.
Niin kauan kuin käytät Gmailia, jolla olet kirjautunut sähköpostiin faksipalveluun, voit käyttää mitä tahansa laitetta faksien lähettämiseen. Tämä on merkittävä silta uusien ja jokseenkin vanhojen faksausmenetelmien välillä.
Faksien lähettäminen Gmailista
Kuten näet, Gmailin käyttäminen todellisten faksien lähettämiseen on mahdollista. Tietysti et voi tehdä sitä natiivisti Gmail-tililtäsi, mutta monet sähköposti-faksipalvelut mahdollistavat sen. Varsinainen faksin laatimisprosessi on yhtä yksinkertaista kuin minkä tahansa muun sähköpostin lähettäminen.
Onnistuitko faksaamaan jollekin Gmailin avulla?