Jos käytät Google Docs -alustaa (ja niin monet ihmiset tekevät!), tiedät, että se on sarja Officen kaltaisia tuotteita, joiden avulla voit käsitellä laskentataulukoita, asiakirjoja ja esityksiä kuten Excel, Word ja Powerpoint, vain ilman pitää maksaa mitään. Google Sheets on Excel-työn kaltainen, ja vaikka siinä ei ole kaikkia Excel-ominaisuuksia, se on tehokas tuottavuusohjelmistopaketti, joka pystyy käsittelemään melkein mitä tahansa. Mielenkiintoista on, että Google Sheets ylittää Excelin yhdellä tärkeällä alueella: versionhallinnassa. Palaaminen laskentataulukon aikaisempiin versioihin on triviaalisen helppoa Google Sheetsissa. Tässä opetusohjelmassa näytän sinulle, kuinka se tehdään.
Useimmille koti- tai koulukäyttäjille versionhallinta ei ole kovin tärkeää. Se on kuitenkin kriittinen yrityskäyttäjille sekä sisäisessä seurannassa että sisäisessä ja ulkoisessa tarkastuksessa. Se on myös hyödyllistä, jos teet muutoksia, jotka sinun on palattava ja korjattava. ("Pomo vihaa uutta kaavion asettelua ja haluaa sen takaisin sellaiseksi kuin se oli.")
Avain Sheetsin versionhallinnan hallintaan on, että Excel (samalla kun siinä on automaattinen tallennustoiminto) riippuu manuaalisista tallennuksista normaalia tiedostojen arkistointia varten. Google Sheets sen sijaan tallentaa automaattisesti koko ajan. Google Sheetsissa on sisäänrakennettu mekanismi muutosten palauttamiseksi, ja sitä kutsutaan "Versiohistoriaksi".
Palauta tiedoston aiempaan versioon Google Sheetsissä
Voit palauttaa minkä tahansa Google-dokumentin aiempaan versioon itse dokumentin tai Google Driven kautta.
- Avaa taulukko, jonka haluat palauttaa.
- Valitse ylävalikosta "Kaikki muutokset tallennettu Driveen" tai "Viimeksi muokattu..." -tekstilinkki.
- Valitse oikealla näkyvästä diavalikosta edellinen versio.
- Valitse alareunassa Näytä muutokset -kohdan vieressä oleva valintaruutu.
- Valitse näytön yläreunasta Palauta tämä versio -painike.
Kun valitset edellisen version, jossa Näytä muutokset on valittuna, Sheets näyttää sivulla, mikä ero näiden kahden version välillä on. Voit sitten selata kaikkia aiempia versioita löytääksesi korjattavan muutoksen. Napsauta sitten Palauta tämä versio -painiketta tehdäksesi juuri sen.
Kunkin edellisen version valitseminen näyttää tarkalleen, miltä taulukko näytti tallennettaessa. Sen avulla on erittäin helppoa vertailla versioita, tunnistaa muutosten kohteet ja palauttaa ne tarvittaessa.
Google säilyttää kaikki vanhat versiot asiakirjoista, joten luettelo voi olla pitkä.
Voit myös palauttaa aiempaan versioon suoraan Google Drivesta:
- Siirry Google Driveen ja valitse Oma Drive tai Viimeisimmät sen mukaan, milloin viimeksi työstit asiakirjaa.
- Valitse "i" näytön oikeasta yläkulmasta.
- Tämä näyttää saman diavalikon oikealla kuin näet taulukosta.
- Valitse Toiminto ja sitten asiakirjan edellinen versio ladataksesi sen.
Jos asiakirja muuttuu jatkuvasti, voit ladata sen tietokoneellesi. Valitse kolmen pisteen kuvake Google Drivessa ja valitse Hallinnoi versioita. Paina sitten kolmea pistettä uudelleen ja valitse Lataa. Lataa taulukko kuitenkin versionhallinnan ulkopuolelle.
Huomaa, että jos teet muutoksia paikalliseen kopioon, sinun on ladattava se Google Driveen, jotta se sisällytetään asiakirjan versiohistoriaan. Tämä on pidettävä mielessä, jos organisaatiosi käyttää versionhallintaa tai on auditoitu.
Palauta tiedoston aiempaan versioon Excel 2016:ssa
Voitko tehdä tämän Microsoft Excelissä? Kyllä, voit palauttaa tiedoston aiempaan versioon Excelissä, mutta vain, jos olet yhteydessä SharePointiin. Muutoin Excel ei säilytä aiempia versioita, ellet ole sitä nimenomaisesti pyytänyt tekemään niin.
- Avaa Excel-työkirja, jonka haluat palauttaa.
- Valitse Tiedosto ja historia.
- Valitse edelliseksi versioksi keskellä näkyvästä luettelosta.
Jos Historia on harmaana, se tarkoittaa, että Exceliäsi ei ole yhdistetty SharePointiin tai sitä ei ole määritetty versionhallintaa varten. Voit tarkistaa tarvittaessa SharePointissa.
- Avaa kirjasto pikakäynnistyspalkista.
- Valitse Excel-dokumentti ja napsauta hiiren kakkospainikkeella nimen ja päivämäärän välissä.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Versiohistoria. Tämä saattaa näkyä kolmen pisteen kuvakkeena SharePoint-versiostasi riippuen.
- Vie hiiri tiedoston edellisen version päälle ja joko Näytä, Palauta tai Poista tarpeen mukaan.
On ehdottomasti helpompi palauttaa tiedoston aiempaan versioon Google Sheetsissä kuin Excelissä. Excelin itsenäiset esiintymät eivät kuitenkaan salli sitä, mutta jos olet SharePoint-käyttäjä, se on mahdollista kuvatulla tavalla. Sheetsin käyttäminen tällä tavalla on ehdottomasti parempaa ja tekee vanhempien versioiden tarkistamisesta nopeampaa ja sujuvampaa.
Tiedätkö jotain muuta tapaa palauttaa tiedoston aiempaan versioon Google Sheetsissa? Kerro meille siitä alla, jos haluat.