Jos käytät Google Sheetsia yritykselle tai organisaatiolle, omaisuuden lukitseminen tai muu suojaaminen on tärkeää. Vahingossa tapahtuvat muuttaminen tai poistaminen, haitalliset muutokset tai yleiset vahingot tai virheet voivat aiheuttaa työsi menettämisen, ja vaikka Google pitää niistä varmuuskopion, se on silti ajanhukkaa. Jos haluat rajoittaa tiettyjen solujen muokkaamista tai suojata muita Google Sheetsin ominaisuuksia, tämä opetusohjelma on sinua varten.
Google Sheets vastaa Exceliä ja tarjoaa joitain perus mutta silti tehokkaita taulukkolaskentatyökaluja pilvessä. Käytän paljon Google Sheetsia ja Docsia. Vaikka niissä ei ole mitään katsottavaa, ne sisältävät kaikki tuottavuuden kannalta välttämättömät työkalut. Ne eivät ehkä ole yhtä perusteellisia kuin Office tai kykene niin moneen toimintoon, mutta ellet ole kirjanpitäjä tai projektipäällikkö, et kuitenkaan käytä puoliakaan Officen mukana tulevista työkaluista.
On olemassa muutamia tapoja suojata työsi Google Sheetsissä. Näytän sinulle joitain niistä.
Lukitse solut Google Sheetsissä
Jos haluat rajoittaa tiettyjen solujen muokkaamista Google Sheetsissa, lukitse ne. Tällä tavalla vain sinä tai joku, jonka lisäät hyväksyttyyn luetteloon, voi muokata näitä soluja. Kaikki ihmiset, joilla on lupa tarkastella ja nähdä niitä, mutta eivät muokata niitä. Se on käytännöllinen tapa hallita, kuka tekee mitä asiakirjoillasi.
On kaksi päätapaa tehdä tämä. Voit valita soluja ja lukita ne tai valita koko arkin ja lisätä poikkeuksia. Näytän sinulle ensimmäisen menetelmän täällä ja poikkeusmenetelmän minuutissa.
- Avaa taulukko ja valitse solualue, jonka haluat lukita.
- Valitse Tiedot ja suojatut taulukot ja alueet. Valikkopalkki tulee näkyviin oikealle.
- Anna lukolle merkityksellinen nimi ja valitse Aseta käyttöoikeudet.
- Valitse Rajoita, ketkä voivat muokata tätä aluetta, ja aseta sen arvoksi Vain sinä tai lisää muita Mukautettu-vaihtoehdosta.
- Valitse Valmis, kun olet valmis.
Voit lisätä muita ihmisiä heidän Gmail-osoitteensa kanssa tai valita luettelosta sen mukaan, miten olet määrittänyt Google Sheetsin. Kun olet valmis, määrittämäsi solut lukitaan kaikille, paitsi niille, joille annat luvan. Lukko on näkymätön, kunnes joku, joka ei ole luettelossa, yrittää muokata sitä.
Jos et halua lukita soluja kokonaan, voit näyttää sen sijaan varoitusviestin. Tämän avulla voit varoittaa editoria, että solut, joita he aikovat muokata, ovat tärkeitä ja olla erityisen varovaisia.
- Avaa taulukko ja valitse solualue, jonka haluat lukita.
- Valitse Tiedot ja suojatut taulukot ja alueet. Valikkopalkki tulee näkyviin oikealle.
- Anna lukolle nimi ja valitse Aseta käyttöoikeudet.
- Valitse Näytä varoitus, kun muokkaat tätä aluetta.
- Valitse Valmis.
Tällä asetuksella jokainen, joka aikoo muokata suojattua solua, näkee ponnahdusikkunan varoituksen, jossa kerrotaan: Huomio! Yrität muokata tämän taulukon osaa, jota ei pitäisi muuttaa vahingossa. Muokkaa silti?’ Siellä on myös erityinen OK-painike, jolla varmistetaan, että editori todella haluaa muuttaa solua. Tämä on hyödyllistä muistuttaa niitä, joihin luotat taulukon muokkaamiseen, että kyseiset solut vaativat erityistä huolellisuutta.
Lukitse koko Google-taulukko
Jos solujen lukitseminen ei riitä, voit lukita koko Google Sheetin, jotta se luetaan vain kaikille paitsi hyväksytyille käyttäjille. Se noudattaa samanlaista prosessia kuin yllä, mutta tekee koko arkin koskemattomaksi yksittäisten solujen sijaan. Jos esität tai jaat taulukkoasi etkä halua, että se sotketaan, suojaa se näin.
- Avaa arkki, jonka haluat lukita.
- Valitse Tiedot ja suojatut taulukot ja alueet. Valikkopalkki tulee näkyviin oikealle.
- Valitse Arkki-kytkin Alue sijasta.
- Valitse tietty arkki, jos niitä on useampi kuin yksi.
- Valitse Aseta käyttöoikeudet ja lisää käyttäjiä, jotka voivat muokata.
- Valitse Valmis.
Voit käyttää samaa järjestelyä kuin solun lukitus lukituksen tai varoituksen suhteen. Se käyttää samaa asetusta kuin yllä, joten en kyllästy sinua toistamalla sitä.
Solupoikkeuksien lisääminen lukittuun taulukkoon
Mainitsin yllä, että on toinen tapa lukita soluja, ja se on lukita koko taulukko, mutta lisätä soluja poikkeuksena. Jos sinulla on suuri arkki ja vain yksi tai muutama lukittava solu, tämä voi olla yksinkertaisin tapa tehdä se. Näin:
- Lukitse koko Google-taulukko noudattamalla yllä olevaa prosessia, mutta lopeta ennen vaihetta 6.
- Valitse Arkkivalitsimen alta Paitsi tietyt solut.
- Lisää alla olevaan laatikkoon solut, jotka haluat säilyttää muokattavissa. Jatka, kunnes kaikki solut ovat mukana.
- Valitse Aseta käyttöoikeudet ja jatka sieltä.
Voit lisätä yksittäisiä alueita valitsemalla yhden ryhmän ja valitsemalla sitten Lisää toinen alue -linkin alta. Voit toistaa niin paljon kuin on käytännöllistä varmistaaksesi taulukon täysin.
